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活動策劃及管理── 拼湊靈活多變的可能 張美嫦校友專訪

張美嫦 (05年酒店及旅遊管理學學士畢業,11年企業傳播社會科學碩士畢業)

特約記者:徐梓傑

201501-MichelleCheung21張美嫦,Michelle ,現於亞洲證券業與金融市場協會(ASIFMA)擔任經理(會議及項目),從事活動策劃及管理工作。

她喜歡現時的工作,因為活動策劃及管理變化多端,不但範圍廣泛,而活動策劃是由0% 開展階段,直至100%實現出來。內裡牽涉眾多步驟,她以拼圖比喻整個活動的策劃,由定下目標及持分者、制訂活動預算,以至確立活動流程、管理各參加者(包括贊助商、協會會員、嘉賓、記者等)的期望等,都要將不同細小塊圖形拼合,才能舉行一個成功的活動。當中每個細小步驟都要認真執行:「當親身落手處理一個大型活動,要懂得將一個整體的拼圖,逐塊拆開,才能執行每一步。否則面對整個活動,也不知從何入手,更遑論如何管理。」Michelle憶述,曾經有一次負責一個投資者午餐會,正當企業代表在台上演講時,熒幕突然關掉。她的同事不知所措,即時求她幫忙,並把她拉到台上。她請各參與者先進餐,並立即安排會場技術人員提供支援。以往這些電子器材測試,由會場技術人員負責,沒想過會臨時出亂子。但這次的小意外讓她吸取經驗,即使是瑣碎的事情都要親自準備。

ASIFMA 是一間獨立倡導協會,現有逾70間國際及地區性銀行、資產管理公司、律師事務所及結算服務提供等金融機構會員,協會旨在促進各會員與政策制訂者及監管機構緊密聯繫,拓展亞洲資本市場流動。她策劃活動及管理時,要做不少公關工作,例如把協會及金融業的最新工作資料,上載至網站及社交媒體,還要管理各人的期望。

201501Michelle

由於工作關係,Michelle 閒時喜歡行逛一些商場活動展覽,從中了解他人如何策劃活動,知己知彼。相中為她參觀幾米展覽。

她憶述近期的一件小事,讓她感到活動策劃多麼富有挑戰性。去年初,她負責策劃一個人民幣相關會議,工作團隊設計了一張人民幣圖片,輔以黑底白字襯托。起初協會高層(主要是外籍人士)喜歡這個設計表達清晰,但旋即有一位同事表達反對,理由是中國文化中,白事才使用「黑底白字」,更何況這次配搭人民幣,看來更像溪錢。由於協會以亞太區為定位,不少活動有公眾及各持分者參與,所以每一個決定也影響協會形象,亦反映策劃者背後的思想。她笑言,因為協會有不同國籍的人共事,所以她們下決定前,也會向所有同事收集意見,看看大家會否聯想到負面意思,才會落實執行,而不像一般商業機構,只要上司同意便行。

商科出身,Michelle本科畢業後順理成章加入酒店行業,負責宴會部客戶接洽工作。客戶對活動的要求繁多,她漸漸覺得舉行活動的多種形式千變萬化,富有趣味,「所以有個念頭,想自己做策劃的一分子,成為客戶的一方。」於是,為了探索活動策劃工作發展的可能性,她2010年報讀了本院企業傳播碩士課程,為展開事業新一頁作準備。

這個年代,金融業是香港的最重要經濟支柱。Michelle選擇於金融業走活動策劃的路,她認為這個空間發展需求越來越大,因為活動就是一個平台,讓企業實踐商機及溝通策略。即使社交媒體近年發展迅速,但她覺得在虛擬世界裡發布消息,總不及一個活動,能聚集各個持分者同場交流來得實在。她看自己的工作,是在金融業、公共關係、活動策劃及管理三者構成的三角形中遊走。

投身公關行業,她認為,不論是哪個行業,公關概念及技巧都是十分重要,因為這些知識幫助自己做事更有策略、更有目標,「有公關背景及概念的思路,做每一個計劃,會更有目標,知道自己想要甚麼、事情該如何進行、牽涉甚麼人、達至甚麼目的。」她相信,修讀企業傳播的知識後,總有用得着的機會。